如何做到像苹果和谷歌那样进行高效率的公司会议

如今,一个人在职场的前景很大程度上取决于会议中开玩笑的本事,但是从商业广告到漫画栏上可以看出我们大部分人仍宁愿只是埋头工作,而不是去想如何安排会议这个问题,这也不是什么不可告人的秘密。

来源: 99u
编译: Lena Chen@ DamnDigital
(转载请注明来自: DamnDigital)

好消息是:经历了过去几十年中会议变动之后,创业公司和财富500强企业终于就此设立了一系列新规则,下面三点似乎是普遍受用的:

1. 所有的会议都必须有一个正式的目的或议程。没有会议议程的话,开会极有可能变成一场漫无目的的社交聚会而非具有生产力的工作会话。

2. 与会者离席时应该明确具体步骤或行动项目。我们热烈欢迎行动性的项目建议,但我们不是唯一这么想的人。从苹果公司到国际演讲会,世界上最成功的组织都要求自己的与会者在离席时带着切实可行的计划走。

3. 会议应该有一个结束时间。约束培育创造力。如果会议没有一个明确的结束时间的话,我们等于是在鼓励不着边际,推理主题毫无用处的闲聊。

当然有关公司会议的建议不止于此,真正有成效的公司总是不断调整改进来适应他们特定的文化,下面是几个要点:

Apple

在乔布斯时代,苹果在逐渐成长为世界上最大的公司的过程中没有忘记保持自己创业时的根基。

每一个项目或任务都有一个”个人直接负责”系统(“DRI”) 。根据财富杂志的Adam Lashinsky的说法,苹果的公司会议通过施行”个人直接负责”(Directly Responsible Individual)落实经营责任,谁的名字出现在某个议程项目旁边谁就对该项目负责。每个任务被添加了标记,这样很少有人会对该做什么事产生困惑了。

准备好迎接挑战和被挑战。关于乔布斯如何咄咄逼人地质疑自己的员工,有时甚至弄哭他们的轶事有很多。你大致不想在办公室看到员工”泪流成河”,每个人都应该想要捍卫自己的想法,能够处理好直白的批评继续工作。如果一个人都不想去辩护自己的想法那他也许根本就不应该出席这个会议。

Catalyst

Catalyst,一群来自南部的年轻的基督教领袖组成的组织,强调保持会议积极向上并且宽松。例子如下:

  • 回答永远是“是,然后···”而不是“不,但是···”。将事情控制在积极的方向上,而不是怒斥员工的最初提案,保持思绪的流动。
  • 每个30分钟休息一下。如果你的会议必须超过半个小时的话,确保与会者能够站起来,走出房间,让大脑放松一下。
  • 不给自己设限地思考,梦想。

Google

在最近一期的Think with Google上,谷歌的业务副总裁Kristen Gil描述了公司在2011年是如何重新回到在创业初期秉持的价值观的,也包括重新考虑公司该如何处理会议的问题。一些建议:

  • 会议都该有一个明确的决策者。Gil认为这是帮助Google+团队在90天内完成100个新特性的重要因素。
  • 一场会议不能有超过10个人参与。“参加会议不是什么荣誉徽章,”她这么写道,言下之意再清楚不过了。
  • 决定不要等到开会时再做。否则,公司运作的速率就被自己会议日程拖累了。如果会议需要召开使得某样事情得到完成,那就尽早开这个会吧。

在Larry Page取代Eric Schmidt成为谷歌的CEO之后,公司很快就终结了Buzz, Code Search和它的桌面产品以便将更多的资源投入在更少的努力上。焦点(focus)必须渗透到一家公司的各个方面,包括会议。

37Signals

拿说37Signals的话,根本就不存在会议一说,所有的讨论都只局限于即时通讯和电子邮件之中。在公司的畅销书Rework里,他们激励创意人才记住“你在会议上省下的每一分钟都可以花在把真正的事情做好上面”。事实上,公司甚至还在2011年发起了名为“全民抵制会议日”的活动。但是如果会议不可避免,但也必须遵守三条规则:

  • 保持简短。用计时器来执行时间限制。
  • 做一个会议议程。
  • 尽可能少地邀请出席人员。

Reily

这家位于新奥尔良的视频和饮料公司近日出现在由Robert Sutton撰写的名为《好老板,坏老板》的书中,公司利用“站着的会议”来使软件开发的敏捷办法流行起来。

  • 在同一时间安排会议。保持员工一个节奏能够避免他们的日常工作被意外扰乱。
  • 站着开会是为了沟通,而不是解决问题。如果你的团队有一个定期计划好的站立会议,那么“缺少沟通”就不再是问题的借口了。只是要确保保护站立会议的时间,大讨论应该尊重单独会议。

(顺便说一句,如果你对站立会议的更多细节感兴趣的话,Jason Yip写了整本手册可供浏览)

Technically Media

不完全像是苹果或谷歌,是我以前所在的公司,Technically Media,我们十分努力地让会议尽可能的有用。我们一周开一次会,汇报一下各自的工作进程,提出新想法并解决各种问题。我们遵守一个非常严格的时间表和会议机制,这些已经在联合创始人Christopher Wink的个人博客中详尽提到这里不再赘述。以下是一些关键观察结果:

  • 头脑风暴中没有个人评判。我们集中精力于捕获各种想法而非急着过滤或批判它们。
  • 带来解决方案,而不是问题。在会议中琢磨怎么解决问题完全浪费了宝贵的交流时间,如果你不能提出解决方案,留着下次再说或私人谈话中解决,不要浪费会议的时间。
  • 回顾上次会议留下的“作业”。这不仅提醒与会者上次开会发生了什么,还让他们变得更负责。

那么,你的公司或团队是如何运行会议的?


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